Dot voting: quando per decidere serve fare un punto

Martina Brunetti - Marketing e Formazione

Che lo si voglia chiamare multi-voting, dot-mocracy, dot democracy, o semplicemente dot voting, questo metodo è fondamentale quando giunge il momento di prendere delle decisioni durante il processo creativo.

Questa metodo risulta perfetto per:

• dare una preferenza tra un numero limitato di opzioni
• riuscire ad individuare le idee più forti e convincenti
• restringere le alternative concentrandosi su un insieme di concept o idee

Ognuno può partecipare con i propri voti, siano questi sticker, token, cioè un gettone, o un semplice segno da fare a fianco dell’opzione che si vuole scegliere. L’importante è precisare che un dot, qualsiasi sia la sua forma, equivale ad un solo voto.

Come funziona?

Il dot voting, avviene spesso durante un processo creativo di gruppo in cui prima della votazione:

• i partecipanti hanno scritto le loro idee (su un post-it o su una lavagna)
• le opzioni sono state messe in uno spazio che permetta a tutti la completa visione, con l’eventuale possibilità di raggruppare le idee in cluster.

Il vero è proprio momento di votazione si può suddividere nei seguenti momenti:

• Prima. Specificare quali sono i motivi per cui si sta votando e quanti sono i voti a disposizione di ciascun elemento del team
• Durante. Votare e lasciar votare gli altri mantenendo un’atmosfera tranquilla ed evitando la confusione
• Dopo. I partecipanti possono fare il punto della situazione e commentare i risultati ottenuti

Può accadere che ci sia il bisogno di dare un ordine di priorità tra le scelte vincenti o che sia presente una situazione di pareggio, per cui è opportuna una seconda votazione. In altri casi, si può creare una serie di votazioni che portino ad una scrematura sequenziale fino al decretare un’unica opzione vincente.

Pro e contro di questo metodo

Il dot voting è molto semplice ed intuitivo, tuttavia ha delle problematiche che potrebbero rendere poco efficiente la sua applicazione, ma che volendo possono trovare soluzioni per minimizzarne l’effetto.

• Risultati falsati. In questo caso è possibile che si applichino delle manovre per modificare i risultati, soprattutto in situazione dove il gruppo è abbastanza grande. Infatti, degli sticker potrebbero essere spostati su altre opzioni o fatti cadere.
• Il voto di gruppo. Azione conformista che porta gli elementi del team a scegliere di votare per la scelta preferita dalla maggioranza del gruppo.
• Il voto persuasivo. Quando un elemento del team decidere di esprimere il proprio voto ad alta voce, facendosi sentire chiaramente da tutti, così che gli altri seguano la sua leadership. Questa tipologia di voto si presenta anche quando si fanno votare per primi i membri più influenti del gruppo, per posizione o per anzianità, perché le loro scelto possono persuadere gli altri. Per questo particolare caso, una soluzione possibile sarebbe far votare i membri del gruppo in ordine crescente ruolo, così che i membri più giovani o appena assunti si sentano liberi di esprimere la loro preferenza senza restrizioni o influenze.

I vantaggi, invece, di questo metodo di voto sono da non sottovalutare:

• Permettere a tutti i partecipanti del gruppo di esprimere in egual maniera il loro parere, incentivando la partecipazione collettiva e un team più solido e coeso
• Far convogliare competenze ed opzioni in maniera produttiva ed evitando sprechi di tempo. Creando questi momenti si conoscono le opinioni di tutti su le varie opzioni e non si creano momenti seguenti in cui si debba riprendere l’argomento
• Focalizzare l’attenzione e la discussione su poche possibilità o su un ordine di priorità
• È adattabile ai bisogni del team, ai vari contesti ed a differenti obiettivi

La creatività in questo metodo decisionale

Un aspetto molto interessante di questa metodologia, presente proprio nei suoi vantaggi, è la possibilità di creare variazioni rispetto al modello classico. Le scelte che vengono prese in un’impresa sono molte e per argomenti differente e, soprattutto, i gruppi sono di natura differente, possono coinvolgere un team di pochi collaboratori o comprendere tutti i lavoratori una grande azienda, essere tutti allineati con la mission e i valori dell’impresa o non essere per niente coinvolti o non rispettare i credo proposti dal brand. In ogni situazione, il dot voting si può allineare con le necessità presenti, mutando per alcuni aspetti, ma mantenendo le sue forze.

Vogliamo, per farvi comprendere le varie alternative, riportarvi degli esempi:

• Digitalizzazione. Il dot non deve per forza essere materiale: può essere trasformato in un click sul portale interno dell’azienda o su una piattaforma multimediale utilizza per creare la votazione.
• Introduzione di colori e forme. Il dot voting può essere sfruttato anche in quelle situazione in cui si ha la necessità di capire l’ordine delle preferenze, che possono presentarsi visivamente tramite colori diversi o forme diverse, per esempio per decidere se mantenere una idea, per eliminarla e per modificarla.
• Feedback Frame. Questa alternativa è perfetta per quando deve votare un gruppo medio-grande. Viene creata una cornice in cui sono divise per colonne le opzioni e in ogni colonna il partecipante dovrà inserire il suo token. Per quelle imprese che desiderino una completa adesione, si può prevedere un foglio di accompagnamento dove raccogliere le firme, permettendo comunque il voto anonimo, visto che le colonne dovranno essere coperte fino alla fine. Questo metodo elimina anche le problematiche del voto di gruppo e del voto persuasivo.

Questo metodo è molto utilizzato nell’ambito della comunicazione sia per scelte strategiche che grafiche, ma è utile e pratico per ogni tipo di attività. In TonidiGrigio utilizziamo spesso questo metodo nel processo creativo, soprattutto perchè crediamo che ogni elemento del nostro team sia importante e porti un unico contributo per ogni nostro progetto.

Voi credete nella dot-mocracy o preferite utilizzare altri metodi? Inviateci una mail a info@tonidigrigio.it e fateci conoscere le vostre esperienze oppure chiedeteci consiglio su questo metodo, saremmo più che felici di aiutarvi.